Prozessautomatisierung für KMU in Österreich
Geschäftsprozesse automatisieren für KMU: Routine, die sich selbst erledigt
Manuelle, wiederkehrende Abläufe fressen jeden Tag Zeit und produzieren Übertragungsfehler. Ich automatisiere genau diese Abläufe für KMU in Niederösterreich, Wien und österreichweit remote: vom einfachen Skript bis zum KI-Agenten, mit dem Menschen dort, wo Urteilsvermögen zählt. Du redest direkt mit der Person, die den Code schreibt, und was du brauchst, kommt ohne Umweg über Vertrieb und Projektmanagement bei der Umsetzung an.
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Aufgaben in einem Unternehmen von Software statt von Menschen erledigen zu lassen: etwa Daten zwischen Programmen übertragen, eingehende E-Mails sortieren oder Dokumente auslesen. Für ein KMU heißt das konkret: weniger Routinearbeit, weniger Tippfehler, und Mitarbeiter, die sich um das kümmern können, was wirklich Köpfchen braucht. Der Mensch behält die Kontrolle über Entscheidungen.
Mein Job ist nicht, dir KI zu verkaufen. Mein Job ist, mir einen Prozess bei dir anzuschauen, zu verstehen wie er wirklich läuft, und dann die einfachste Lösung zu bauen, die das Problem löst. Manchmal ist das ein LLM-Agent. Oft ist es saubere Software, eine bessere Integration oder einfach eine klarere Logik. KI ist ein Werkzeug, kein Ziel.
Ich arbeite vor Ort und remote für Betriebe in ganz Niederösterreich, von St. Pölten bis Wien, und österreichweit aus der Ferne. Wenn du wissen willst, ob sich ein konkreter Ablauf bei dir lohnt, schreib mir kurz.
Anwendungsfälle
Was kann ich für dich automatisieren?
Sechs Abläufe, die in fast jedem KMU vorkommen, je ein ehrlicher Vorher/Nachher-Satz.
Angebotserstellung
Aus einer eingehenden Anfrage automatisch ein Angebot vorbereiten: Felder befüllen, Positionen vorschlagen, Mitarbeiter prüft und gibt frei.
Vorher: jemand tippt die Anfrage von Hand ins Angebotsformular ab. Nachher: die Felder sind vorausgefüllt, der Mensch kontrolliert und gibt frei.
Rechnungseingang
Eingehende Rechnungen auslesen, Beträge und Lieferantendaten erfassen und für die Buchhaltung vorbereiten.
Vorher: Beträge werden aus PDFs in die Buchhaltung abgetippt. Nachher: die Werte werden ausgelesen, der Mensch kontrolliert vor der Freigabe.
E-Mail-Triage & Weiterleitung
Ein Sammelpostfach automatisch sortieren: Anfragen kategorisieren und an die zuständige Person weiterleiten.
Vorher: jemand sortiert das Postfach morgens manuell durch. Nachher: Anfragen landen kategorisiert bei der richtigen Person.
Dokumentenverarbeitung
Lieferscheine, Verträge oder Bestellungen aus PDFs in strukturierte Daten verwandeln, die direkt im System landen.
Vorher: Werte werden aus Dokumenten abgetippt. Nachher: die Inhalte stehen ausgelesen im System, der Mensch kontrolliert das Ergebnis.
Systeme verbinden (CRM, ERP, Excel)
Programme, die nicht miteinander reden, automatisch abgleichen, ohne dass jemand Daten doppelt eingibt.
Vorher: dieselben Daten werden mehrfach in verschiedene Programme eingegeben. Nachher: die Systeme tauschen die Daten automatisch aus.
Interne Wissensbasis
Mitarbeiter stellen eine Frage in normaler Sprache, die Antwort kommt aus euren eigenen Dokumenten, mit Quelle.
Vorher: man sucht die Antwort in Ordnern, Wikis und alten Mails zusammen. Nachher: man fragt nach und bekommt die Antwort samt Quelle aus den eigenen Unterlagen.
Begriffe, kurz erklärt
Skript, KI-Agent, Human-in-the-loop: was heißt das?
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung heißt, einen wiederkehrenden Ablauf von Software erledigen zu lassen statt von Hand: zum Beispiel Daten zwischen Systemen übertragen, E-Mails sortieren oder Dokumente auslesen. Ziel ist weniger Routinearbeit und weniger Übertragungsfehler. Entscheidungen mit Konsequenzen bleiben beim Menschen.
Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent ist ein Programm, das eine Aufgabe selbstständig in mehreren Schritten bearbeitet: es liest Informationen, entscheidet was als Nächstes zu tun ist und nutzt dafür Werkzeuge wie ein Postfach, eine Datenbank oder eine Schnittstelle. In meinen Lösungen schlägt der Agent vor, der Mensch bestätigt, sobald eine Entscheidung Konsequenzen hat (Human-in-the-loop).
Skript vs. KI-Agent: wann was?
Ein Skript ist richtig, wenn die Regeln klar sind: feste Felder kopieren, nach eindeutigen Bedingungen sortieren. Ein KI-Agent lohnt sich, wenn Sprache, Bilder oder Urteilsvermögen im Spiel sind: Freitext einordnen, unterschiedlich aufgebaute PDFs auslesen. KI ist stark beim Verarbeiten unstrukturierter Daten, arbeitet aber nicht deterministisch genug für Entscheidungen, bei denen ein Fehler wirklich Geld kostet. Deshalb bleibt an der kritischen Stelle der Mensch in der Schleife: die KI bereitet vor, ein Mensch gibt frei.
So gehe ich vor
Schlank und ehrlich
Prozess verstehen
Ich schau mir an, wie ein Ablauf heute wirklich läuft, nicht wie er auf dem Papier laufen soll. Wo ist die Reibung, wie oft passiert das, was kostet es tatsächlich?
Kleinste sinnvolle Automatisierung
Ich baue die einfachste Lösung, die das Problem löst: vom Skript über eine saubere Integration bis zum KI-Agenten. Klein und messbar starten statt monatelang am großen Wurf.
Mensch behalten, wo es zählt
Wo ein Fehler direkte Konsequenzen hat, bleibt die Entscheidung beim Menschen: die Automatisierung macht den Vorschlag, der Mensch gibt frei.
Warum mit mir
Einzelunternehmer statt Agentur
Direkter Draht
Du redest mit der Person, die den Code schreibt. Was du brauchst, kommt direkt bei der Umsetzung an, ohne Umweg über Vertrieb und Projektmanagement.
Vom Skript bis zum KI-Agenten
Alles aus einer Hand: einfache Automatisierung, Systemintegration, KI-Agenten, und wenn es bis zur Hardware geht, auch Embedded. Ich wähle das Werkzeug nach dem Problem, nicht nach dem, was sich gut verkauft.
Proof statt Versprechen
Die Janus Reklamationen-App ist produktiv im Außendienst-Einsatz und hat dort Excel plus Foto-E-Mails durch einen sauberen Prozess ersetzt: ein echtes Beispiel dafür, wie aus einem manuellen Ablauf ein automatischer wird.
Mehr zu meinen Leistungen findest du auf der Leistungsübersicht. Wenn dein Schwerpunkt regional ist, schau dir die Softwareentwicklung in Niederösterreich an.
FAQ
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Ehrliche Antworten, keine erfundenen Zahlen.
Was kostet KI-Automatisierung ungefähr?
Ehrlich: das hängt vom Prozess ab. Ein klar abgegrenzter KI-Pilot (ein einzelner Ablauf, überschaubare Datenlage) liegt typischerweise im niedrigen vierstelligen Bereich, grob ab rund 2.500 €. Tiefere Integrationen in bestehende Systeme (CRM, ERP, Buchhaltung) liegen darüber. Ich erfinde keine Fixpreise: wir grenzen vorher einen Prozess ein, definieren ein messbares Ziel und du kriegst ein transparentes Angebot. Festpreis bei klarem Umfang, Stundenbasis bei explorativen Sachen, damit du keinen Risikoaufschlag zahlst.
Lohnt sich Prozessautomatisierung für kleine Betriebe?
Oft ja, gerade dann. Bei kleinen Betrieben sind es meist ein, zwei Personen, die viel Zeit mit immer gleicher Routinearbeit verbringen: E-Mails sortieren, Daten von einem System ins andere tippen, Angebote zusammenstellen. Genau diese wiederkehrenden Abläufe lassen sich gut automatisieren, und die freigewordene Zeit fällt bei einem kleinen Team stärker ins Gewicht. Ich starte lieber mit einem kleinen, messbaren Prozess als mit einem Großprojekt: wenn sich das rechnet, baut man darauf auf.
Brauche ich dafür KI oder reicht ein Skript?
Oft reicht ein Skript, und das sage ich dir ehrlich, auch wenn ich an einem KI-Projekt mehr verdienen würde. Ein Skript ist die richtige Wahl, wenn die Regeln klar sind: feste Felder kopieren, nach klaren Bedingungen sortieren, Dateien umbenennen. KI lohnt sich, wenn ein Prozess Sprache, Bilder oder Urteilsvermögen braucht: eine E-Mail im Freitext einordnen, aus unterschiedlich aufgebauten PDFs die richtigen Werte lesen, eine Anfrage zusammenfassen. Häufig ist die beste Lösung eine Mischung, mit dem Menschen an der Stelle, wo ein Fehler Konsequenzen hätte.
Welchen Ablauf willst du loswerden? Lass uns reden.
Beschreib mir kurz einen wiederkehrenden Prozess bei dir, ich melde mich innerhalb von 1–2 Werktagen mit
ersten Gedanken, ob und wie er sich automatisieren lässt.